1. Hạn chế số lượng khách mời
Trước tiên, để xác định chính xác số lượng khách mời đám cưới, bạn phải “thắt chặt” số lượng. Bí quyết là: Chỉ mời những người thân thiết và chắc chắn sẽ đến dự đám cưới của bạn.
Nếu là tiệc cưới riêng, bạn chỉ nên mời từ 100 đến 200 khách, nếu tiệc cưới cho cả hai gia đình thì số lượng khách cũng không nên vượt quá 500 khách.
Phân chia khách thành mối quan hệ riêng biệt để tránh bỏ sót hoặc mời quá nhiều:
–       Khách của bố mẹ cô dâu
–       Khách của bố mẹ chú rể
–       Khách của cô dâu
–       Khách của chú rể
–       Khách chung của cô dâu, chú rể
–       Khách của anh chị em ruột của cô dâu chú rể
Những người đầu tiên bạn cần mời tới đám cưới là họ hàng gần gũi. Tiếp đến là những bạn bè thân thiết. Bạn không nhất thiết phải mời tất cả những người bạn đã học cùng, chỉ gửi thiệp cho những người bạn vẫn duy trì quan hệ và thường xuyên gặp gỡ, chuyện trò.
Nếu làm ở những công ty, cơ quan lớn, bạn nên chỉ mời những người cùng phòng ban, tổ, người làm việc trực tiếp hoặc có quan hệ làm ăn.
Gửi giấy báo báo hỷ tới những người khác không thân thiết trong công ty hoặc những mối quan hệ xã giao là cách thông báo ngày vui của bạn một cách lịch sự.
Gửi giấy báo hỉ cho khách mời đám cưới
2. Xác nhận số lượng khách mời đám cưới trước khi đặt bàn
Sau khi đã có một danh sách khách mời đám cưới cố định, việc quan trọng tiếp theo bạn cần làm là nên gửi thiệp mời tới trước 2 tuần. Đồng thời, khi trao thiệp bạn có hỏi khéo léo gợi ý để biết vị khách mời của bạn có tới dự đám cưới hay không. Hoặc trước đám cưới một tuần, bạn có thể gọi điện thoại để xác nhận việc này. Bạn có thể sẽ băn khoăn vì gọi điện như thế sẽ khiến các vị khách cảm thấy tự ái, nhưng bạn hãy thử nói: “Hôm đó có bận không? Có thể tới dự với mình cho vui không?”… hoặc với những vị khách lớn tuổi như ông bà, cô gì, chú bác bạn có thể nhờ ba mẹ gọi điện giúp.
Nếu chỉ là tiệc mời chung vui với bạn bè, bạn có thể có một dòng chữ nhỏ trên thiệp mời yêu cầu họ gọi điện xác nhận trước khi tham dự. Bạn cũng nên hỏi bàn bè có đi cùng người thân hoặc trẻ nhỏ không để sắp xếp chỗ hoặc chuẩn bị những món quà nhỏ cho các bé như bóng bay, đồ chơi.
Việc xác nhận sự tham gia của khách mời đã là văn hóa của người phương Tây và ở Việt Nam, việc này cũng đang trở nên phổ biến và là một trong những điều văn giúp bạn tổ chức tiệc được chu đáo, không thừa mâm gây lãng phí hoặc thiếu mâm phải gọi bổ sung.
3. Đặt bàn ít hơn số lượng thiệp mời
Bạn chỉ nên đặt bàn ít hơn số khách được mời khoảng 2-3 mâm. Thông thường, các khách sạn nhà hàng đều có từ 3-5 mâm cỗ dự phòng cho khách hàng nên nếu tất cả các khách mời đều tới, bạn cũng không lo bị thiếu bàn.